생활정보가이드재직증명서, 회사에 요청하는 법과 퇴사 후 3년까지 받을 수 있는 이유
재직증명서는 정부24에서 바로 뽑는 서류가 아닙니다. 회사(사용자)가 내주는 문서이고, 근로기준법 제39조는 이를 사용증명서라고 부릅니다. 대출, 비자, 이직 서류로 자주 요구됩니다.
누가, 언제까지 청구할 수 있나
계속해서 30일 이상 근무한 근로자라면 정규직이든 계약직이든 청구할 수 있습니다. 반대로 3주만 일하고 그만둔 단기 근무자는 이 조항으로 청구할 수 없습니다. 이미 퇴사했어도 퇴직 후 3년 안에는 회사에 요청할 수 있습니다(근로기준법 시행령 제19조).
재직 중에는 기한 걱정 없이 필요할 때마다 요청하면 되고, 법에 발급 횟수 제한도 없습니다. 퇴사한 회사에 연락하기 껄끄러워도 요청 자체는 법이 보장하는 권리입니다. 퇴사 뒤 받는 경력증명서도 법에서는 같은 사용증명서로 봅니다.
회사가 지켜야 할 규칙
관련 조항은 세 개입니다.
| 조항 | 내용 |
|---|---|
| 제39조 제1항 | 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등 근로자가 청구한 사항을 사실대로 적어 즉시 내줄 것 |
| 제39조 제2항 | 근로자가 요구한 사항만 적을 것 |
| 제116조 제2항 | 제39조를 어기면 500만원 이하 과태료 |
눈여겨볼 곳은 제2항입니다. 연봉을 빼 달라고 하면 회사는 임금을 적으면 안 되고, 퇴사 사유처럼 원하지 않는 내용도 넣을 수 없습니다.
양식 항목과 발급 순서
법으로 정한 하나의 양식이 있는 것은 아니어서 회사마다 모양이 다릅니다. 제출처가 양식을 따로 주면 그 양식을 회사에 넘겨 작성을 부탁하면 됩니다. 양식 다운로드가 필요하다면 보통 아래 항목이 들어가 있는지만 보면 됩니다.
- 성명, 생년월일
- 소속 부서, 직위(직급)
- 재직 기간(입사일~현재 또는 퇴사일)
- 담당 업무
- 용도(제출처)
- 발급일, 회사명, 대표자 이름과 직인
임금을 적어야 하는 용도라면 미리 말해 두세요. 법이 명시한 항목이라 요청하면 적어 줘야 합니다. 발급 순서는 이렇습니다.
- 제출처에 필요한 항목, 원본 여부, 발급일 기준(예: 최근 1개월 이내)을 확인합니다.
- 인사·총무 담당자에게 용도와 필요한 항목을 적어 요청합니다. 회사 그룹웨어나 인사 시스템에 발급 메뉴가 있으면 직접 출력합니다.
- 직인이 찍혔는지, 재직 기간과 이름 철자가 맞는지 확인합니다.
제출처마다 요구 항목이 달라서, 대출용과 이직용을 따로 받아야 할 때도 있습니다. 법에는 '즉시' 내주라고 되어 있으니 며칠씩 미뤄진다면 조항을 근거로 다시 요청할 수 있습니다.
퇴사한 회사에 보낼 요청 문구
퇴사자는 회사 시스템에 들어갈 수 없으니 전 직장 인사 담당자에게 문자나 메일로 요청하게 됩니다. 필요한 내용을 한 번에 적어 보내면 오가는 연락이 줄어듭니다.
예) "○○팀에서 2023년 4월부터 2026년 8월까지 근무한 홍길동입니다. 이직 제출용 경력증명서 1부를 부탁드립니다. 재직 기간, 부서, 직위, 담당 업무를 넣어 주시고 임금은 빼 주세요. PDF로 받을 수 있으면 메일로, 원본이 필요하면 아래 주소로 우편 발송 부탁드립니다."
근로기준법 제39조에 따라 퇴직 후에도 청구할 수 있다는 점을 한 줄 덧붙여도 됩니다. 퇴사일로부터 3년이 지나기 전에 보내야 이 조항을 근거로 쓸 수 있습니다.
재직증명서와 자격득실 확인서 차이
둘 다 일한 사실을 보여 주지만 발급처와 담긴 정보가 다릅니다.
| 구분 | 재직·경력증명서 | 건강보험 자격득실 확인서 |
|---|---|---|
| 발급하는 곳 | 회사 | 정부24 |
| 필요한 것 | 회사에 요청 | 본인 인증 |
| 담기는 내용 | 기간, 업무, 직위, 임금 등 요청한 항목 | 건강보험 자격을 얻고 잃은 날짜 |
| 받을 수 있는 때 | 재직 중, 퇴직 후 3년 이내 청구 | 본인 인증만 되면 직접 발급 |
업무 내용이나 직위를 증명해야 하는 곳이라면 회사 증명서가 있어야 합니다. 근무한 기간만 확인하는 곳은 자격득실 확인서를 받아 주기도 하니 제출처에 먼저 물어보세요.
회사가 안 해 주거나 회사가 없어졌을 때
정당한 이유 없이 거부하면 제116조 과태료 대상이라 관할 지방고용노동관서에 진정할 수 있습니다. 상담은 고용노동부 고객상담센터 1350번입니다. 진정할 때는 언제 어떤 방식으로 요청했고 어떤 답을 받았는지 보여 주는 문자나 메일을 함께 내면 사정을 설명하기 쉽습니다.
제출처가 받아 준다면 근무 사실을 보여 주는 다른 서류로 대신할 수 있습니다. 대표적인 것이 건강보험 자격득실 확인서로, 정부24에서 본인 인증 후 발급받습니다. 회사가 폐업해 요청할 곳이 아예 없을 때도 이 서류는 본인이 직접 뽑을 수 있습니다. 직장가입자 자격을 얻고 잃은 날짜가 나와 근무 이력 증빙으로 쓰입니다. 정부24의 다른 민원(중소기업 장기근속자 주택 우선공급 등)에서도 근무 경력 확인 서류로 이 확인서를 받습니다.
자주 묻는 질문
퇴사한 지 4년 됐는데 경력증명서를 받을 수 있나요?
법으로 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년입니다. 기한이 지나면 회사가 꼭 내줘야 할 법적 의무는 없습니다. 건강보험 자격득실 확인서로 대신할 수 있는지 제출처에 물어보세요.
아르바이트도 재직증명서를 받을 수 있나요?
같은 곳에서 30일 이상 계속 일했다면 근로 형태와 상관없이 청구할 수 있습니다. 근무 기간과 업무 내용, 시급 같은 항목을 원하는 대로 골라 요청하면 됩니다.
재직증명서에 연봉을 빼 달라고 할 수 있나요?
네. 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 해서 임금을 빼 달라고 하면 회사는 넣을 수 없습니다.
정부24에서 재직증명서를 뽑을 수 있나요?
민간 회사 재직증명서는 회사가 발급합니다. 정부24에서는 건강보험 자격득실 확인서처럼 근무 사실을 간접적으로 보여 주는 서류를 발급받을 수 있습니다.
참고한 공식 자료
- 국가법령정보센터 근로기준법 제39조(사용증명서)
- 국가법령정보센터 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)
- 국가법령정보센터 근로기준법 제116조(과태료)
- 정부24 건강보험 자격득실 확인서 검색
이 글은 2026.11.13 기준으로 정리했습니다. 금액·기준·일정은 바뀔 수 있으니 신청이나 결정 전에 공식 자료를 다시 확인해 주세요.